Magazyn i inwentaryzacja

Magazyn pilnuje tego, co masz na stanie, i sam zdejmuje składniki przy każdej sprzedaży. Dobrze ustawiony pokazuje, ile realnie kosztuje danie (foodcost), ile pieniędzy wyrzucasz do kosza i czego zaraz zabraknie — a to trzy rzeczy, które najszybciej podnoszą marżę w lokalu.

Wszystkie ekrany znajdziesz w panelu w sekcji Magazyn. Część pracy — liczenie stanów, zgłaszanie strat i przyjmowanie dostaw — możesz też robić telefonem w aplikacji Fodimi Magazyn.

Jak to działa w skrócie

1. Zakładasz magazyn (albo kilka).
2. Dodajesz do niego półprodukty — mąkę, ser, colę — i receptury, czyli półprodukty złożone z innych. Przy półproduktach warto od razu dodać opakowania i kody kreskowe, żeby później liczyć w kartonach i skanerem.
3. Dostawy wprowadzasz dokumentem PZ, straty dokumentem Strata, a ruch między magazynami przesunięciem.
4. Podpinasz półprodukty pod dania w menu (zakładka Magazyn w szczegółach dania). Od tej chwili sprzedaż zdejmuje stany sama.
5. Regularnie robisz inwentaryzację — w panelu albo telefonem — i po zatwierdzeniu wyrównujesz stany do rzeczywistości.
6. W Foodcoście widzisz, ile kosztuje każde danie i jaką masz na nim marżę.

Co jest w menu Magazyn

Pozycja menu	Do czego służy
Magazyny	Miejsca, w których trzymasz zapasy
Półprodukty i receptury	Składniki, ich stany, ceny, progi alertów, opakowania i kody
Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata	Dostawy, wydania, przyjęcia wewnętrzne i straty
Produkcja	Zamiana półproduktów w recepturę, np. ciasto na pizzę
Kontakty	Dostawcy i kontrahenci
Przesunięcia magazynowe	Przeniesienie towaru między magazynami
Inwentaryzacje	Liczenie stanów w panelu i w aplikacji, weryfikacja i historia
Szablony inwentaryzacji	Gotowe listy do liczenia, np. „Bar — codziennie”
Raport strat	Ile i na czym tracisz
Alerty niskiego stanu	E-mail, gdy czegoś zaczyna brakować
Foodcost	Koszt składników w cenie dania i sugerowana cena
Urządzenia	Telefony i tablety z aplikacją Fodimi Magazyn

Magazyny

Magazyn to miejsce, w którym trzymasz zapasy — możesz mieć jeden albo osobno suchy, chłodnia, bar, chemia. Nowy zakładasz przyciskiem Stwórz nowy magazyn.

Osobne magazyny przydają się szczególnie przy inwentaryzacji: bar policzysz wieczorem w 10 minut, a chłodnię innego dnia, bez liczenia całego lokalu naraz.

Półprodukty i receptury

Półprodukt to pojedynczy składnik: mąka, ser, puszka coli. Receptura to półprodukt złożony z innych — na przykład ciasto na pizzę zrobione z mąki, wody i drożdży.

Na liście widzisz dostępną ilość, średnią cenę zakupu i magazyn. Pozycje poniżej ustawionych progów dostają plakietkę Niski stan albo Stan krytyczny, a na górze ekranu pojawiają się paski z ich listą i skrótem Konfiguruj alerty. Nowe pozycje dodajesz przyciskiem Dodaj nowy, a większą listę wgrasz naraz przez Importuj.

Po wejściu w półprodukt masz jego kartę:

• Nazwa i SKU — SKU to Twój własny kod pozycji, przydatny przy imporcie i porządkach.
• Śr. cena zakupu (foodcost) — cena netto wg metody wyceny lokalu (domyślnie średnia ważona z 90 dni, można wybrać średnią z 30 dni albo ostatnią fakturę – zobacz Metoda wyceny składników), przeliczana automatycznie po każdej dostawie (PZ). Nie wpisujesz jej ręcznie; korektę zrobisz w module Foodcost.
• Alerty niskiego stanu — dwa progi: ostrzegawczy („niski stan”) i krytyczny. Zostaw oba na zero, żeby wyłączyć alerty dla tej pozycji.
• Zakładki u góry: Ogólne, Dokumenty PZ, WZ, PW z historią ruchów tej pozycji, Historia zmian, Historia cen i nowa zakładka Opakowania i kody.

Żeby stan schodził przy sprzedaży, podepnij półprodukt lub recepturę pod danie: Menu → danie → zakładka Magazyn.

Zakładka „Opakowania i kody”

Towar kupujesz w kartonach, workach i butelkach, a system trzyma stan w gramach, mililitrach albo sztukach. Ta zakładka łączy jedno z drugim — i właśnie dlatego warto ją uzupełnić:

• Liczysz szybciej i bez przeliczania w głowie. Zamiast wpisywać „12 000 ml mleka”, wpisujesz „1 × Zgrzewka 12 l”, a system sam zamieni to na mililitry.
• Skaner zamiast szukania na liście. Kod EAN przypięty do składnika sprawia, że w aplikacji Fodimi Magazyn wystarczy zeskanować opakowanie. Kod kartonu od razu dolicza cały karton.
• Porcje i pojemniki GN. Sos w pojemniku policzysz ułamkami ¼, ½, ¾, a otwarte butelki — przez ważenie.

Opakowanie dodajesz przyciskiem Dodaj opakowanie, a kod — wpisując go w polu Kod kreskowy, wybierając, co oznacza skan, i klikając Przypnij kod. Szczegóły znajdziesz w artykułach Opakowania, porcje i kody kreskowe półproduktu oraz Liczenie otwartych butelek przez ważenie.

Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata

Każdy ruch na magazynie to dokument — na liście widzisz je wszystkie razem, z rodzajem, wartością i dostawcą. Trafiają tu także straty i dostawy zgłoszone telefonem w aplikacji Fodimi Magazyn (straty z aplikacji mają numery zaczynające się od STR/MOB).

Nowy dokument dodajesz przyciskiem Dodaj nowy dokument, wybierając jego rodzaj.

• Przyjęcie zewnętrzne (PZ) — dostawa od dostawcy. Zwiększa stany.
• Wydanie zewnętrzne (WZ) — wydanie na zewnątrz, na przykład zwrot do dostawcy. Zmniejsza stany.
• Przyjęcie wewnętrzne (PW) — przyjęcie bez dostawcy, na przykład korekta na plus.
• Strata — wszystko, co poszło do kosza. Zmniejsza stany i trafia do raportu strat.

Pełny opis każdego dokumentu znajdziesz w artykule Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW i Strata — pełny obieg towaru.

Przyjęcie zewnętrzne krok po kroku

Uzupełnij numer zewnętrzny (numer faktury), datę dostawy i dostawcę — nowego dodasz plusem obok listy. Potem dodaj pozycje: wybierasz półprodukt, wpisujesz ilość opakowań, zawartość opakowania i cenę opakowania netto, a system sam policzy wartość brutto. Kolumna Aktualizuj cenę decyduje, czy ta dostawa ma wejść do średniej ceny zakupu używanej w foodcoście.

Na dole wgrasz skan faktury lub PDF. Po zapisaniu stany rosną o wprowadzone ilości.

Strata

Poza datą wybierasz przyczynę straty — to po niej grupowany jest raport strat. Straty wpisujesz na dwa sposoby:

• Półprodukty z magazynu — wyrzucony surowiec. Cena podpowiada się z ostatniego przyjęcia, ale możesz ją zmienić.
• Gotowe produkty z menu — wyrzucone gotowe danie. Z magazynu zejdą półprodukty z jego receptury, a wartością straty jest foodcost tego dania.

Na dole formularza możesz wgrać zdjęcie albo dokument. Jeśli strata zdarza się na zapleczu, szybciej zgłosisz ją telefonem: Straty, dostawy i listy zakupów w aplikacji Fodimi Magazyn.

Produkcja

Przyjęcie produkcji zapisuje, że z półproduktów zrobiłeś recepturę.

Przykład: produkujesz 1 kg ciasta na pizzę, które zużywa 800 g mąki i 200 ml oleju. Po zapisaniu dokumentu do magazynu wchodzi 1 kg ciasta, a mąki i oleju ubywa dokładnie tyle, ile mówi receptura.

Przesunięcia magazynowe

Wybierasz magazyn źródłowy i docelowy, a potem pozycje do przeniesienia. Przydaje się, gdy masz kilka lokali i pożyczasz towar między nimi albo gdy na jednej fakturze były rzeczy z różnych magazynów (chemia i nabiał) i trzeba to rozdzielić.

Kontakty

Lista dostawców i kontrahentów, których podpinasz do dokumentów PZ i WZ. Nowego dodasz przyciskiem Dodaj nowy kontakt, a całą bazę wgrasz przez Importuj.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to spis z natury: liczysz, co realnie leży w magazynie, i wyrównujesz stany w systemie. Warto ją robić regularnie, bo stany w systemie z czasem rozjeżdżają się z rzeczywistością — przez niewpisane straty, pomyłki w recepturach czy zbyt hojne porcje. Bez spisu foodcost, alerty i raport strat opierają się na liczbach, które nie są prawdziwe.

Jedna inwentaryzacja — w panelu i na telefonie

Inwentaryzacja w Fodimi to wspólne liczenie. Zaczętą w panelu możesz dokończyć telefonem w aplikacji Fodimi Magazyn i odwrotnie, a wpisy z panelu i z telefonów trafiają do tej samej listy. Dzięki temu jedna osoba liczy chłodnię z telefonem w ręku, a kierownik w biurze na bieżąco widzi postęp.

Najważniejsze zasady:

• Stany zmieniają się dopiero po zatwierdzeniu. Do tego momentu nic nie psujesz — możesz poprawiać, cofać wpisy i liczyć ponownie.
• Sprzedaż w trakcie liczenia nie przepada. System księguje różnicę względem stanu z chwili wpisu, więc możesz liczyć także przy otwartym lokalu.
• „Niepoliczone” to nie to samo co „0”. Pozycja bez wpisu czeka na policzenie; przy zatwierdzeniu kierownik zdecyduje, czy ją pominąć, czy wyzerować.

Jak wygląda inwentaryzacja w skrócie

1. W Magazyn → Inwentaryzacje kliknij Nowa inwentaryzacja.
2. Wybierz magazyn i zakres: Pełna (wszystkie składniki), Z szablonu (gotowa lista) albo Wybrane produkty.
3. Kliknij Rozpocznij liczenie i wpisuj ilości — w jednostkach, w opakowaniach albo przez ważenie.
4. Po policzeniu kliknij Wyślij do weryfikacji.
5. Kierownik w Weryfikacji sprawdza największe różnice, w razie wątpliwości zleca Przelicz ponownie, a na koniec klika Zatwierdź.

Lista inwentaryzacji ma cztery zakładki: Aktywne (trwające liczenie), Do weryfikacji, Historia (zatwierdzone i anulowane, z porównaniem z poprzednią inwentaryzacją) oraz Archiwum dokumentów. W archiwum są dokumenty tworzone przy każdym zatwierdzeniu i dawne dokumenty inwentaryzacji ze starego formularza — do podglądu i pobrania w PDF.

Przycisk Arkusz do spisu (DOC) nadal generuje pustą listę pozycji do wydrukowania, jeśli wolisz liczyć na kartce.

Weryfikację i zatwierdzanie wykonuje osoba z dostępem Kierownik do magazynu. Pracownikowi możesz też ustawić liczenie „na ślepo” — wtedy podczas liczenia nie widzi oczekiwanych stanów ani różnic i nie „dopasowuje” wyniku do systemu. Robi się to w uprawnieniach pracownika: Pracownicy i uprawnienia.

Cały proces, krok po kroku i z opisem każdego ekranu, znajdziesz w artykule Inwentaryzacja w panelu krok po kroku, a liczenie telefonem — w artykule Inwentaryzacja w aplikacji Fodimi Magazyn.

Szablony inwentaryzacji

Jeśli regularnie liczysz te same rzeczy — na przykład butelki na barze co wieczór albo mięso i nabiał dwa razy w tygodniu — zapisz je jako szablon. Zamiast za każdym razem zaznaczać produkty, wybierasz gotową listę i od razu zaczynasz liczyć.

Szablony zakładasz w Magazyn → Szablony inwentaryzacji przyciskiem Nowy szablon: podajesz nazwę, magazyn i zakres (pełny magazyn albo stała lista wybranych składników). Szablony są wspólne dla panelu i wszystkich telefonów w lokalu. Przypomnienia o regularnym liczeniu (harmonogramy) ustawia się w aplikacji Fodimi Magazyn.

Więcej: Szablony i harmonogramy inwentaryzacji.

Urządzenia — aplikacja Fodimi Magazyn

Fodimi Magazyn to aplikacja na telefon lub tablet (Android i iOS) do pracy prosto z zaplecza: liczenia stanów, skanowania kodów kreskowych, ważenia otwartych butelek, zgłaszania strat ze zdjęciem, przyjmowania dostaw i przygotowywania list zakupów. Wszystko, co zrobisz w aplikacji, od razu widać w panelu.

Żeby zacząć:

1. Pobierz aplikację Fodimi Magazyn na telefon lub tablet.
2. W Magazyn → Urządzenia kliknij Dodaj urządzenie i wpisz w aplikacji jego 8-cyfrowy kod parowania.
3. Pracownicy logują się swoim PIN-em kasy — ustawisz go w Ogólne → Pracownicy, w polu PIN. Tam też nadasz dostęp do magazynu (Liczący albo Kierownik).

Na liście urządzeń widzisz, czy telefon jest online, kiedy był ostatnio aktywny i jaką ma wersję aplikacji. Szczegóły: Fodimi Magazyn — pierwsze kroki: parowanie telefonu i logowanie PIN-em.

Raport strat

Wybierasz zakres dat i dostajesz łączną wartość strat, liczbę dokumentów, rozbicie wg przyczyny oraz listę najczęściej traconych produktów. To najszybszy sposób, żeby zobaczyć, czy pieniądze uciekają przez zepsucie, pomyłki kuchni czy zwroty od gości — i na czym konkretnie.

Alerty niskiego stanu

Zamiast codziennie zaglądać do magazynu, ustaw powiadomienie e-mail.

Podajesz restaurację, jeden lub kilka adresów e-mail, częstotliwość i godzinę wysyłki. Przełącznik Tylko stan krytyczny ogranicza alert do pozycji, które zeszły poniżej progu krytycznego. Wiadomość wychodzi tylko wtedy, gdy faktycznie coś jest poniżej progu — jeśli wszystko się zgadza, nie dostaniesz nic.

Progi ustawiasz osobno przy każdym półprodukcie (patrz sekcja wyżej).

Foodcost

Foodcost to koszt składników w cenie dania. Moduł liczy go automatycznie z receptur i średnich cen zakupu.

Na górze masz cztery liczby: średni foodcost, dania powyżej celu (wymagają korekty ceny), braki cen w magazynie (pozycje bez ceny zakupu, przez które foodcost jest niepełny) i średnią marżę. Niżej lista dań z kosztem, ceną w menu, procentem foodcostu, celem i sugerowaną ceną. Filtry Powyżej celu i Braki cen pokazują od razu to, czym trzeba się zająć. Całość wyeksportujesz do PDF-a albo Excela.

Po wejściu w danie widzisz jego kalkulację: koszt składników, dodatkowe koszty, foodcost łączny, aktualną cenę w menu, procent i marżę. Ustawiasz docelowy wskaźnik foodcostu (na przykład 30%), a system wylicza sugerowaną cenę sprzedaży — jednym przyciskiem Zastosuj cenę w menu przepiszesz ją do dania.

Danie z wariantami rozmiarowymi liczy się osobno dla każdego rozmiaru. Pozycje bez ceny zakupu są oznaczone i można je uzupełnić od razu z tego ekranu. Zakładki Historia zmian i Notatki trzymają ślad po tym, kto i kiedy zmieniał kalkulację.

Dobre nawyki

• Wprowadzaj PZ na bieżąco, najlepiej przy rozpakowywaniu dostawy — bez tego foodcost liczy się z nieaktualnych cen. Z aplikacją Fodimi Magazyn przyjmiesz dostawę od razu na zapleczu.
• Uzupełnij opakowania i kody kreskowe przy składnikach, które liczysz najczęściej. Kilka minut pracy raz skraca każdą kolejną inwentaryzację.
• Ustaw progi alertów przy pozycjach, których zabraknięcie zatrzymuje sprzedaż (mięso, pieczywo, opakowania), i włącz jeden alert e-mail na rano.
• Częściej licz mniejsze listy z szablonów (np. bar codziennie), a cały magazyn — rzadziej. Szybciej wyłapiesz, gdzie ucieka towar.
• Straty wpisuj z prawdziwą przyczyną. Raport strat jest wart tyle, ile uczciwość wpisów.

Najczęstsze pytania

Co się stało ze starym formularzem inwentaryzacji?

Zastąpiło go wspólne liczenie w panelu i w aplikacji. Wcześniejsze dokumenty inwentaryzacji nie zniknęły — znajdziesz je w Magazyn → Inwentaryzacje, w zakładce Archiwum dokumentów, razem z PDF-ami.

Czy muszę mieć aplikację, żeby robić inwentaryzację?

Nie. Całą inwentaryzację zrobisz w panelu. Aplikacja Fodimi Magazyn przydaje się, gdy chcesz liczyć przy półkach, skanować kody i ważyć butelki bez chodzenia z laptopem.

Czy mogę liczyć, gdy lokal jest otwarty?

Tak. Stany zmieniają się dopiero po zatwierdzeniu, a sprzedaż w trakcie liczenia jest uwzględniana. Najdokładniejszy wynik i tak dostaniesz, licząc przed otwarciem albo po zamknięciu.

Dlaczego nie mogę zacząć nowej inwentaryzacji?

Najczęściej część składników jest już w innej trwającej inwentaryzacji — ten sam składnik nie może być liczony w dwóch naraz. Panel pokaże okno Produkty są już liczone z listą i przyciskiem Otwórz. Dokończ tamtą inwentaryzację albo ją anuluj, zanim zaczniesz nową.