Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW i Strata — pełny obieg towaru

Stan magazynu w Fodimi zmienia się na dwa sposoby: sam, kiedy sprzedajesz dania z kasy, oraz ręcznie — kiedy wystawiasz dokument magazynowy. Ten artykuł opisuje właśnie tę drugą drogę: dostawy, wydania, produkcję, straty i przesunięcia.

O samym liczeniu stanu na koniec miesiąca przeczytasz w artykule o magazynie i inwentaryzacji, a o cenach składników i wskaźniku foodcost — w artykule o foodcoście, raporcie strat i alertach niskiego stanu.

Zanim zaczniesz

Dokumenty działają tylko wtedy, gdy masz przygotowaną podstawę:

1. Magazyn → Magazyny — musi istnieć co najmniej jeden magazyn w lokalu (np. „Kuchnia”, „Bar”, „Chłodnia”).
2. Magazyn → Półprodukty i receptury — pozycje, które będziesz przyjmował i wydawał. Nowy półprodukt możesz też utworzyć w locie, w trakcie wypełniania dokumentu.
3. Magazyn → Kontakty — dostawcy i odbiorcy, jeśli chcesz mieć ich na dokumentach.

Wszystkie dokumenty wystawiasz w Magazyn → Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata. Na górze wybierasz lokal, a przyciskiem Dodaj nowy dokument rozwijasz listę czterech typów.

Który dokument w jakiej sytuacji

Sytuacja	Dokument	Co robi ze stanem	Czy podajesz ceny
Przyszła dostawa od dostawcy, masz fakturę lub WZ od niego	Przyjęcie zewnętrzne (PZ)	dodaje na stan	tak, cena opakowania netto + VAT
Wydajesz towar na zewnątrz: na catering, do innej firmy, zwrot do dostawcy	Wydanie zewnętrzne (WZ)	zdejmuje ze stanu	nie, system wycenia sam
Towar pojawił się w magazynie bez zakupu: darowizna, korekta, przyjęcie z innego źródła	Przyjęcie wewnętrzne (PW)	dodaje na stan	tylko łączna wartość dokumentu
Coś się zepsuło, przeterminowało, stłukło, zginęło	Strata	zdejmuje ze stanu	nie musisz, cena podpowiada się sama
Zrobiłeś półprodukt ze składników (sos, ciasto, marynata)	Produkcja	dodaje półprodukt, zdejmuje składniki	nie
Towar wędruje z magazynu do magazynu (także między lokalami)	Przesunięcie magazynowe	zdejmuje w jednym, dodaje w drugim	nie

Przyjęcie zewnętrzne (PZ) — dostawa od dostawcy

To najczęściej używany dokument. Wystawiasz go, gdy towar fizycznie wjechał do lokalu.

Jak wystawić PZ

1. Wejdź w Magazyn → Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata i kliknij Dodaj nowy dokument → Przyjęcie zewnętrzne.
2. Wybierz Restaurację, wpisz Numer zewnętrzny (numer faktury albo WZ od dostawcy) i Datę dostawy.
3. Wskaż Dostawcę z listy. Jeśli go tam nie ma, kliknij plus obok pola i dodaj go od razu, bez wychodzenia z dokumentu.
4. W sekcji Produkty dodawaj kolejne pozycje z listy półproduktów. Jeśli produktu jeszcze nie ma w magazynie, wybierz pozycję + Stwórz nowy w … i wpisz nazwę — założymy kartę półproduktu razem z dokumentem.
5. Wypełnij liczby w wierszu (opis poniżej) i zapisz.

Jak liczyć ilości

To miejsce, w którym najczęściej robi się błąd. W wierszu są dwie osobne liczby:

• Ilość opakowań — ile sztuk opakowań przyjechało (np. 4 kartony).
• Zawartość opak. — ile jest w jednym opakowaniu, razem z jednostką (np. 5 kg).

Na stan magazynu wchodzi iloczyn tych dwóch pól. Cztery kartony po 5 kg to 20 kg na stanie.

Cena opak. netto to cena za jedno opakowanie, a nie za kilogram. Kolumna Razem brutto przelicza się sama z ilości, ceny i stawki VAT. Na dole dokumentu jest jeszcze pole Wartość zamówienia brutto — możesz wpisać w nim kwotę z faktury, żeby dokument zgadzał się co do grosza.

Przełącznik „Aktualizuj cenę”

Każdy wiersz PZ ma przełącznik Aktualizuj cenę, domyślnie włączony. To on decyduje, czy dostawa wpłynie na cenę półproduktu:

• Włączony — ta dostawa wejdzie do średniej ważonej ceny zakupu z ostatnich 90 dni. Po zapisaniu dokumentu cena półproduktu przeliczy się i zaktualizuje, a razem z nią foodcost wszystkich dań, w których ten składnik występuje.
• Wyłączony — towar wejdzie na stan, ale cena półproduktu zostanie bez zmian.

Wyłączaj go przy dostawach nietypowych: promocja, jednorazowy zakup „na ratunek” w markecie po zawyżonej cenie, inne opakowanie niż zwykle. Inaczej jedna dziwna dostawa przekłamie foodcost całego menu.

Cena wpisana ręcznie w module Foodcost jest tylko tymczasowa — najbliższa dostawa z włączonym przełącznikiem ją nadpisze.

Do dokumentu możesz wgrać skan faktury albo WZ od dostawcy w sekcji Dokumenty na dole formularza. Załączniki możesz dodawać i usuwać także później, po zapisaniu dokumentu.

Wydanie zewnętrzne (WZ)

WZ zdejmuje towar ze stanu i dokumentuje, że wyjechał z lokalu — na catering, do innego podmiotu, jako zwrot do dostawcy.

Formularz jest prostszy niż PZ: wybierasz Restaurację, wpisujesz Numer zewnętrzny i Datę wydania, wskazujesz Odbiorcę z listy kontaktów, a w pozycjach podajesz tylko Ilość opakowań i Zawartość opakowania.

Nie ma tu pól na ceny — i tak ma być. Wartość wydania policzymy sami, po ostatniej znanej cenie zakupu każdego półproduktu. Dzięki temu dokument nie kłamie o kosztach, a Ty nie musisz nic przepisywać.

Przyjęcie wewnętrzne (PW)

PW to przyjęcie na stan bez zakupu od dostawcy. Używasz go, gdy towar pojawia się w magazynie z innego źródła niż faktura: darowizna, przesunięcie z księgowości, korekta stanu po znalezieniu zapomnianej palety, przyjęcie z zewnętrznego systemu.

Wypełniasz Restaurację, Numer wewnętrzny (Twoje własne oznaczenie), Datę dostawy i pozycje z ilościami. Nie ma pola na dostawcę ani cen w wierszach — możesz podać tylko łączną Wartość zamówienia brutto, jeśli chcesz, żeby dokument miał wartość.

Najważniejsze: PW nie zdejmuje niczego z magazynu. To czyste dodanie na stan. Jeśli chcesz, żeby przy wytworzeniu półproduktu zeszły składniki, potrzebujesz Produkcji — opisanej niżej.

Strata

Dokument straty zdejmuje towar ze stanu i zasila Raport strat. Formularz różni się od pozostałych, bo ma dwie osobne sekcje.

Półprodukty z magazynu

Tu wpisujesz surowce, które poszły do kosza: skrzynka pomidorów, przeterminowana śmietana, stłuczona butelka. Podajesz ilość, a cena podpowiada się automatycznie z ostatniego przyjęcia (PZ). Możesz ją nadpisać, jeśli wiesz lepiej — to od niej zależy wartość straty w raporcie.

Gotowe produkty z menu

Tu wybierasz gotowe danie, które trzeba było wyrzucić — spalony stek, źle wydane zamówienie, nieodebrana dostawa. Wskazujesz produkt, Wariant (rozmiar) i Ilość (szt.).

Ta sekcja działa inaczej i to jej największa zaleta: z magazynu zejdą wszystkie składniki z receptury tego dania, dokładnie tak, jakby zostało sprzedane, a wartością straty jest jego foodcost. Przyciskiem Pokaż, co zejdzie z magazynu sprawdzisz przed zapisem, które półprodukty i w jakich ilościach zostaną zdjęte.

Jeśli danie nie ma receptury, nic nie zejdzie z magazynu — zaksięgujemy tylko wartość straty.

Przyczyna straty

Pole Przyczyna straty jest obowiązkowe. Do wyboru: Zepsucie, Przeterminowanie, Stłuczka / uszkodzenie, Błąd kuchni, Kradzież / braki, Inne. To po tej przyczynie grupuje się Raport strat, więc warto wybierać uczciwie — inaczej raport nie powie Ci nic ponad to, że coś ginie.

Produkcja

Magazyn → Produkcja służy do zaksięgowania półproduktu wytworzonego u siebie na kuchni: sosu, ciasta, bulionu, marynaty.

Czym różni się od PW

To jedyna operacja, która jednocześnie dodaje wyrób i zdejmuje jego składniki. PW tylko dodaje.

Przykład: gotujesz 10 litrów sosu pomidorowego. Dokument produkcji doda 10 litrów sosu na stan i automatycznie zdejmie pomidory, oliwę i przyprawy w ilościach z receptury. Gdybyś użył PW, sos pojawiłby się na stanie, ale pomidory dalej leżałyby w systemie — i magazyn zacząłby się rozjeżdżać.

Jak zaksięgować produkcję

1. Wejdź w Magazyn → Produkcja i kliknij Dodaj nowe.
2. Wybierz Restaurację i Datę produkcji, ewentualnie dopisz opis.
3. W sekcji Wyprodukowane receptury wybierz recepturę z listy i podaj Ilość oraz Jednostkę.
4. Zapisz.

Na liście do wyboru pojawiają się wyłącznie pozycje typu Receptura z Magazyn → Półprodukty i receptury. Zwykłego półproduktu (kupowanego surowca) nie da się „wyprodukować” — najpierw musisz utworzyć recepturę i wpisać w nią skład.

Ilości składników zdejmujemy proporcjonalnie do wyprodukowanej ilości, według receptury. Jeśli receptura opisuje 1 kg sosu, a wyprodukujesz 10 kg, zejdzie dziesięciokrotność.

Kontrahenci (Kontakty)

Magazyn → Kontakty to Twoja lista dostawców i odbiorców. Wybierasz ich potem w polu Dostawca na PZ i Odbiorca na WZ.

Klikasz Dodaj nowy kontakt i wypełniasz: Nazwa firmy, NIP, Email, Telefon, Ulica i numer, Kod pocztowy, Miasto, Kraj oraz Uwagi.

Wygodny skrót: wpisz NIP i kliknij Pobierz z GUS — nazwa i adres uzupełnią się same z bazy GUS. Nie musisz nic przepisywać z faktury.

Masz długą listę dostawców z innego systemu? Przycisk Importuj przeniesie Cię do importu, gdzie wgrasz je hurtem z pliku.

Kontakty możesz edytować i usuwać w dowolnym momencie — to jedyna część obiegu dokumentów, która jest w pełni edytowalna. Usunięcie kontaktu nie kasuje wystawionych wcześniej dokumentów.

Przesunięcia magazynowe

Magazyn → Przesunięcia magazynowe przenosi towar z jednego magazynu do drugiego. Nie zmienia łącznego stanu firmy — tylko to, gdzie towar leży.

Działa też między lokalami: jeśli w jednej restauracji zabrakło mąki, a w drugiej jest jej nadmiar, przesunięcie odda to w systemie zamiast dwóch dokumentów WZ i PZ.

Jak zrobić przesunięcie

1. Kliknij Dodaj nowe przesunięcie.
2. Wskaż Z jakiego magazynu? i Do jakiego magazynu? — magazyny są pogrupowane po restauracjach.
3. Dopiero po wybraniu obu magazynów pokaże się lista produktów. Dodaj pozycje z magazynu źródłowego.
4. Przy każdej pozycji zobaczysz Aktualnie w magazynie — bieżący stan produktu źródłowego. Wpisz Ilość i jednostkę.
5. W kolumnie Produkt docelowy wskaż, czyj stan ma wzrosnąć w magazynie docelowym. Jeśli tam takiego produktu jeszcze nie ma, wybierz + Utwórz nowy produkt — założymy go automatycznie.
6. Kliknij Zakończ.

Nie da się przesunąć więcej, niż faktycznie leży w magazynie źródłowym — dostaniesz komunikat, że produkt ma mniejszy stan magazynowy, niż chcesz przenieść. Każde przesunięcie zapisuje, kto i kiedy je zrobił, więc na liście widzisz pełną historię ruchów między magazynami.

Czy dokument da się poprawić po zapisaniu

To najważniejsza rzecz do zapamiętania: zapisanego dokumentu magazynowego nie da się edytować ani usunąć. Dotyczy to PZ, WZ, PW, Straty, Produkcji i Przesunięć.

Po wejściu w szczegóły dokumentu (ikona oka na liście) zobaczysz nagłówek, dane kontrahenta i pozycje — wszystko tylko do odczytu. Jedyne, co możesz zmienić, to załączniki: wgrać skan faktury albo usunąć niepotrzebny plik i kliknąć Zapisz zmiany w dokumentach.

Dlaczego tak? Bo dokument już zmienił stan magazynu i wszedł do historii półproduktu. Cofnięcie go po fakcie rozjechałoby stany i raporty.

Jak więc naprawić błąd

Tak samo jak w księgowości — dokumentem odwrotnym:

• Przyjąłeś za dużo na PZ → wystaw WZ albo Stratę na nadmiarową ilość, z opisem „korekta PZ nr …”.
• Przyjąłeś za mało → wystaw drugi dokument PZ lub PW na brakującą część.
• Wydałeś za dużo na WZ lub Stracie → wystaw PW na nadwyżkę.
• Pomyliłeś magazyn → zrób przesunięcie magazynowe do właściwego.
• Pomyliłeś się grubo, w wielu pozycjach naraz → prościej będzie zrobić inwentaryzację tego magazynu i ustawić stany na realne wartości.

W polu Opis dokumentu korygującego zawsze wpisz numer dokumentu, który poprawiasz. Za pół roku nikt tego nie odtworzy z pamięci.

Jak sprawdzić, co zrobił dokument

Wejdź w Magazyn → Półprodukty i receptury, otwórz kartę półproduktu i przejdź na zakładkę Historia zmian. Zobaczysz listę wszystkich zmian ilości z opisem źródła: Przyjęcie zewnętrzne, Wydanie zewnętrzne, Przyjęcie wewnętrzne, Strata, Przyjęcie produkcji, Przesunięcie magazynowe, Inwentaryzacja, Rachunek. Przy każdej pozycji jest stan po zmianie.

Zakładka Dokumenty PZ, WZ, PW pokazuje wyłącznie dokumenty, w których ten półprodukt wystąpił, a zakładka Historia cen — wykres ceny zakupu w czasie.

Na liście dokumentów każdy wiersz możesz też pobrać jako plik PDF (ikona pobierania) — przyda się do teczki albo do wysłania odbiorcy.

Najczęstsze pytania

Czy mogę usunąć źle wystawiony dokument? Nie. Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata, Produkcja i Przesunięcia są trwałe — po zapisaniu zmieniły stan magazynu i weszły do historii. Błąd naprawiasz dokumentem odwrotnym: nadwyżkę zdejmujesz dokumentem WZ lub Stratą, brak dokładasz PW lub kolejnym PZ. W opisie korekty wpisz numer poprawianego dokumentu.

Dlaczego po dostawie zmienił się foodcost moich dań? Bo na pozycjach dokumentu PZ był włączony przełącznik Aktualizuj cenę. Ta dostawa weszła do średniej ważonej ceny zakupu z 90 dni i przeliczyła cenę półproduktu, a razem z nią koszt wszystkich dań, w których on występuje. Przy nietypowej dostawie (promocja, awaryjny zakup w markecie) wyłącz ten przełącznik — towar wejdzie na stan, a cena zostanie bez zmian.

Czym różni się PW od Produkcji? PW tylko dodaje towar na stan i nic nie zdejmuje. Produkcja robi obie rzeczy naraz: dodaje wytworzony półprodukt i zdejmuje z magazynu jego składniki według receptury. Jeśli gotujesz coś z własnych surowców, użyj Produkcji — inaczej surowce zostaną w systemie, mimo że fizycznie już ich nie ma.

Nie podałem żadnej ceny na WZ, a dokument ma wartość. Skąd ona jest? Wyceniamy wydanie sami, po ostatniej znanej cenie zakupu każdego półproduktu. Tak samo działa Strata, tylko tam podpowiedzianą cenę możesz nadpisać ręcznie. Dzięki temu raporty pokazują realny koszt, a Ty nie musisz szukać faktury sprzed miesiąca.

Czy przesunięcie działa między dwiema restauracjami? Tak. Na liście magazynów w formularzu przesunięcia widzisz wszystkie magazyny firmy, pogrupowane po restauracjach — możesz wybrać magazyn źródłowy w jednym lokalu, a docelowy w drugim. Warunek jest jeden: w magazynie źródłowym musi realnie leżeć tyle towaru, ile chcesz przenieść.

Wystawiłem dokument, a stan się nie zmienił. Co zrobić? Odśwież stronę i sprawdź kartę półproduktu w zakładce Historia zmian. Przeliczanie stanów dzieje się w tle i czasem potrzebuje chwili. Jeśli po kilku minutach w historii dalej nie ma wpisu, upewnij się, że pozycja miała wypełnione obie liczby — Ilość opakowań i Zawartość opakowania. Zero w którejkolwiek z nich oznacza zero na stanie.