Foodcost, raport strat i alerty niskiego stanu

Moduł Magazyn to nie tylko stany i inwentaryzacja. Są w nim trzy narzędzia, które odpowiadają na pytania „ile naprawdę zarabiam na tym daniu?", „ile pieniędzy wyrzucamy do kosza?" i „dlaczego znowu zabrakło mozzarelli?".

Wszystkie trzy znajdziesz w menu bocznym pod Magazyn.

Foodcost — ile kosztuje danie i ile powinno kosztować

Foodcost to koszt składników jednej porcji. Fodimi liczy go automatycznie: bierze recepturę dania z menu i mnoży każdą pozycję przez aktualną cenę zakupu półproduktu z magazynu.

Wejdź w Magazyn → Foodcost. Na górze zobaczysz cztery kafelki podsumowania:

• Średni foodcost — średnia ze wszystkich dań i rozmiarów.
• Dania powyżej celu — ile pozycji przekracza swój docelowy wskaźnik.
• Braki cen w magazynie — ile dań ma choć jeden składnik bez ceny (ich foodcost jest zaniżony).
• Średnia marża.

Niżej jest lista dań z kolumnami: Koszt (foodcost), Cena w menu, Foodcost % (akt.), Cel %, Sugerowana cena i Status. Kliknięcie wiersza otwiera kartę kalkulacji.

Kalkulacja pojedynczego dania

Na karcie dania w zakładce Kalkulacja zobaczysz pełną recepturę: każdy półprodukt, jego ilość i koszt. Pod nazwą składnika jest mała informacja, skąd wzięła się cena („średnia z 90 dni", „cena wpisana ręcznie", „wyliczona ze składowych") i z jakiego dnia pochodzi.

Ilości w recepturze są tylko do odczytu (ikona kłódki) — zmienia się je w karcie produktu w menu. Tutaj wyłącznie liczysz.

Pod recepturą jest sekcja Dodatkowe koszty. Dopisujesz tam wszystko, czego nie ma w recepturze — opakowanie, sos w dipperze, ubytki przy obróbce. Koszt możesz podać jako kwota zł albo jako % foodcostu składników.

W górnym pasie Podsumowanie ustawiasz Docelowy wskaźnik foodcostu (domyślnie 30%) i widzisz Sugerowaną cenę sprzedaży. Przycisk Zastosuj cenę w menu nadpisuje cenę dania od razu, przycisk Zapisz zapamiętuje sam cel i koszty dodatkowe.

Jeśli danie ma rozmiary (mała/duża), każdy rozmiar liczony jest osobno. Składnik oznaczony tagiem wspólny wchodzi do wszystkich rozmiarów, pozostałe tylko do swojego.

Danie bez receptury

Produkty bez receptury nie pojawiają się na liście automatycznie. Możesz je dorzucić przyciskiem Dodaj produkt — wtedy koszt wpisujesz ręcznie w sekcji Dodatkowe koszty. Takie pozycje mają plakietkę „bez receptury" i możesz je z listy usunąć.

Całą listę oraz pojedynczą kartę kosztową wyeksportujesz do PDF i Excela.

Skąd bierze się cena półproduktu

To najważniejsza rzecz do zrozumienia, bo od niej zależy każda liczba w foodcoście.

Cena półproduktu to średnia ważona cen zakupu z ostatnich 90 dni, liczona z dokumentów przyjęcia zewnętrznego (PZ). Ważona ilością — czyli jedna mała, nietypowa dostawa nie wywróci całego wyliczenia, bo liczy się nie tylko cena, ale i to, ile towaru przyszło.

Do średniej wchodzą tylko te pozycje dostawy, przy których zaznaczony jest przełącznik Aktualizuj cenę (kolumna w formularzu PZ w Magazyn → Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata). Odznaczasz go, gdy dostawa była nietypowa i nie chcesz, żeby zaburzyła średnią.

Cena przelicza się sama po każdym zapisaniu takiej dostawy.

Jeśli dostaw brakuje, możesz wpisać cenę ręcznie — na karcie kalkulacji, przyciskiem Uzupełnij cenę lub Zmień cenę przy pozycji receptury. Wpisujesz kwotę netto i jednostkę, do której się odnosi (np. 12 zł za kilogram), a system przelicza ją na gramy czy mililitry.

Cena wpisana ręcznie jest tymczasowa. Najbliższa dostawa z zaznaczoną opcją Aktualizuj cenę przeliczy średnią i nadpisze ją. To zamierzone — dokument zawsze wie lepiej niż notatka.

Półprodukty złożone (grupy, np. własny sos) nie mają własnej ceny zakupu — ich koszt wylicza się z ich własnych składowych. Przy takiej pozycji zobaczysz opis „wyliczona ze składowych" i nie da się jej ceny nadpisać ręcznie.

Dlaczego foodcost bywa pusty albo dziwny

Kilka typowych sytuacji i co je powoduje:

Co widzisz	Dlaczego
„Brak ceny półproduktu"	Ten składnik nie ma żadnej dostawy z ostatnich 90 dni ani ceny wpisanej ręcznie. Liczy się jako 0 zł, więc foodcost jest zaniżony.
„brak danych" zamiast procentu	Danie ma choć jeden składnik bez ceny — procent byłby nieprawdziwy, więc nie jest pokazywany.
Cena zniknęła sama	Ostatnia dostawa tego towaru wypadła poza okno 90 dni. Starsze dostawy nie są brane pod uwagę.
Cena zmieniła się bez Twojego udziału	Ktoś zapisał nową dostawę z zaznaczonym Aktualizuj cenę — średnia przeliczyła się na nowo.
Foodcost = 0 zł	Danie nie ma receptury i nie ma wpisanych kosztów dodatkowych.
Procent wygląda absurdalnie wysoko	Cena w menu jest zerowa lub symboliczna, albo składnik ma źle podaną jednostkę w recepturze (np. gramy zamiast kilogramów).

Ważna rzecz przy przełączniku netto / brutto: sam foodcost to zawsze kwota netto (bo ceny zakupu są netto), a ceny w menu są brutto. Przełącznik zmienia tylko sposób prezentacji procentu i marży. Status W celu / Powyżej celu oraz sugerowana cena zawsze liczone są od ceny brutto — dlatego procent pokazany w trybie netto może być wyższy niż cel, mimo że status jest zielony.

Sugerowana cena jest zaokrąglana w górę do pełnych złotych — zaokrąglenie w dół wypchnęłoby foodcost ponad cel.

Raport strat

Raport pokazuje, ile pieniędzy realnie wyrzuciliście i z jakiego powodu. Znajdziesz go w Magazyn → Raport strat.

Wybierasz restaurację i zakres dat, klikasz Pokaż raport. Dostajesz:

• Łączna wartość strat i Liczba dokumentów strat,
• Straty wg przyczyny — tabela z kolumnami Przyczyna, Dokumenty, Wartość, Udział (pasek procentowy),
• Najczęściej tracone produkty — ranking pozycji o największej wartości strat.

Raport zbiera wyłącznie dokumenty typu Strata. Żeby miał sens, ktoś musi te dokumenty wystawiać. Robi się to w Magazyn → Dokumenty PZ, WZ, PW, Strata → Dodaj, wybierając typ Strata i wypełniając pole Przyczyna straty: Zepsucie, Przeterminowanie, Stłuczka / uszkodzenie, Błąd kuchni, Kradzież / braki, Inne. Dokument bez wskazanej przyczyny trafia do kategorii „Inne".

Na dokumencie straty możesz spisać dwie rzeczy:

1. Półprodukty z magazynu — cena podpowiada się z ostatniego przyjęcia (PZ) i możesz ją poprawić. To ona decyduje o wartości straty w raporcie.
2. Gotowe produkty z menu — wpisujesz wyrzucone danie i ilość. Z magazynu zejdą półprodukty z jego receptury, a wartością straty jest foodcost tego dania. Przycisk Pokaż, co zejdzie z magazynu podgląda listę składników przed zapisem.

Właśnie tutaj foodcost i straty się spotykają: jeśli składniki nie mają cen, wartość wyrzuconego dania będzie zaniżona. System sam to sygnalizuje komunikatem o brakujących cenach.

Wartości w raporcie są kwotami brutto.

Alerty niskiego stanu

Zamiast codziennie wchodzić do magazynu, możesz dostawać podsumowanie na e-mail. Konfiguracja jest w Magazyn → Alerty niskiego stanu.

Krok 1: ustaw progi na półproduktach

Alerty działają tylko dla tych półproduktów, którym ustawisz progi. Wejdź w Magazyn → Półprodukty i receptury, otwórz kartę półproduktu i wypełnij dwa pola:

• Próg ostrzegawczy (niski stan) — poziom, przy którym warto zamówić towar,
• Próg krytyczny — poziom, przy którym robi się nerwowo.

Zostaw oba na zero, żeby wyłączyć pilnowanie tego półproduktu. Gdy ustawisz próg, całkowicie wyczerpany zapas (stan 0) zawsze liczy się jako krytyczny. Próg ostrzegawczy nie może być niższy niż krytyczny — panel to sprawdza przy zapisie.

Efekt zobaczysz od razu na liście półproduktów: na górze pojawiają się dwa paski — czerwony ze stanami krytycznymi i żółty z niskimi, oba z linkiem Konfiguruj alerty.

Krok 2: dodaj alert dla restauracji

Na ekranie alertów kliknij Dodaj alert i uzupełnij:

• Restauracja — jeden alert na lokal (lokal, który ma już alert, nie pojawi się na liście wyboru),
• Adresy e-mail — możesz dodać kilka, każdy zatwierdzasz Enterem,
• Częstotliwość — Codziennie lub Co tydzień (przy tygodniowej wybierasz też dzień),
• Godzina wysyłki,
• Tylko stan krytyczny — włączone oznacza, że mail przyjdzie dopiero po przekroczeniu progu krytycznego, a nie ostrzegawczego.

Na liście alertów widzisz dla każdej restauracji status (Aktywny / Wyłączony), adresy, harmonogram i zakres (Niski i krytyczny albo Tylko krytyczny). Alert możesz edytować, czasowo wyłączyć przełącznikiem Włącz powiadomienia e-mail albo usunąć.

Mail zawiera listę półproduktów poniżej progu z aktualnym stanem i progiem, przeliczonymi na czytelne jednostki (kg, l, szt.). Jeśli o wybranej godzinie nic nie jest poniżej progu — mail po prostu nie przychodzi. Brak wiadomości to dobra wiadomość.

Częste pytania

Wpisałem cenę składnika ręcznie, a po tygodniu znowu jej nie ma. Dlaczego? Ręczna cena to tymczasowa łatka. Gdy pojawi się dostawa (PZ) tego półproduktu z zaznaczoną opcją Aktualizuj cenę, system przeliczy średnią ważoną z 90 dni i nadpisze Twój wpis. Jeśli chcesz, żeby ręczna cena została, odznaczaj Aktualizuj cenę przy pozycjach tego towaru na dostawach.

Danie ma recepturę, a mimo to foodcost wychodzi za niski. Sprawdź kartę kalkulacji — pozycje bez ceny mają czerwoną plakietkę „Brak ceny półproduktu" i liczą się jako zero. Użyj filtra Braki cen na liście foodcostów, żeby zobaczyć wszystkie takie dania naraz, i uzupełnij ceny przyciskiem Uzupełnij cenę.

Raport strat pokazuje zero, choć na pewno coś wyrzucaliśmy. Raport liczy wyłącznie wystawione dokumenty typu Strata z wybranego zakresu dat. Samo zmniejszenie stanu ręcznie albo różnica wykryta na inwentaryzacji nie trafia do raportu strat. Sprawdź też, czy nie masz zawężonego filtra restauracji i dat.

Nie dostałem alertu, choć towar się skończył. Po kolei: czy półprodukt ma ustawione progi (bez nich nie jest pilnowany), czy alert dla tej restauracji jest Aktywny, czy są wpisane adresy e-mail, i czy nie masz włączonej opcji Tylko stan krytyczny przy stanie, który przekroczył dopiero próg ostrzegawczy. Alert wysyła się raz na okno (raz dziennie lub raz w tygodniu) o wybranej godzinie — jeśli towar skończył się chwilę po wysyłce, wiadomość przyjdzie dopiero następnym razem. Warto też zajrzeć do folderu spam.