Spis z natury na koniec roku

Spis z natury to dokument dla księgowej: pokazuje, ile towaru fizycznie było w lokalu w wybranej chwili i ile był wart. Robi się go na koniec roku, przy rozpoczęciu i likwidacji działalności, przy zmianie wspólnika albo na żądanie urzędu skarbowego. Fodimi tworzy go z Twoich inwentaryzacji i sam wycenia towar, więc nie musisz przepisywać ilości do arkusza.

Zanim zaczniesz

Spis powstaje z zatwierdzonych pełnych inwentaryzacji — po jednej dla każdego magazynu lokalu, w którym są półprodukty.

• Inwentaryzacja częściowa nie może trafić do spisu.
• Inwentaryzacja zatwierdzona z pominiętymi (niepoliczonymi) pozycjami też nie — policz wszystko albo wpisz 0.
• Najlepiej policzyć wszystkie magazyny tego samego dnia, po zamknięciu lokalu.

Jak przeprowadzić samo liczenie, opisujemy w artykule Inwentaryzacja w panelu krok po kroku.

Krok 1. Utwórz spis

1. Wejdź w Magazyn → Inwentaryzacje i otwórz zakładkę Spisy z natury.
2. Kliknij Nowy spis z natury.
3. Wybierz rodzaj spisu (np. „Na koniec roku obrotowego”).
4. Ustaw Stan na — datę i godzinę odcięcia, np. 31.12, godz. 23:30. Dostawy, sprzedaż i straty po tej chwili nie wchodzą do spisu.
5. Wybierz formę księgowości:
   • Księgi rachunkowe (pełna księgowość) — dla spółek. Wymagana jest komisja inwentaryzacyjna i osoby materialnie odpowiedzialne.
   • Księga przychodów i rozchodów (KPiR) — dla działalności jednoosobowej i spółek cywilnych. Spis podpisują osoby spisujące i właściciel. Fodimi zapamięta wybór dla kolejnych spisów w tym lokalu.
6. Przy każdym magazynie wybierz pełną inwentaryzację. Jeśli któregoś brakuje, zobaczysz link Rozpocznij inwentaryzację.
7. Sprawdź dane podmiotu (nazwa, NIP, adres) — trafią do nagłówka dokumentu.
8. Wpisz komisję albo osoby sporządzające spis oraz osoby materialnie odpowiedzialne dla każdego magazynu. Nazwiska wpisujesz ręcznie — to nie muszą być pracownicy z Fodimi, może to być np. księgowa.
9. Kliknij Utwórz spis i przejdź do wyceny.

Przy pełnej księgowości komisja musi mieć co najmniej 2 osoby, w tym jednego przewodniczącego. Osoba materialnie odpowiedzialna nie może być w komisji.

Krok 2. Sprawdź wycenę

Fodimi wycenia każdą pozycję cenami netto:

• Średnia 90 dni — średnia ważona z dokumentów PZ z 90 dni przed datą spisu (tak samo jak w foodcoście).
• Ostatni zakup — gdy w 90 dniach nie było dostawy, podpowiadamy cenę z ostatniego PZ. Taką cenę trzeba zaakceptować (pojedynczo albo przyciskiem Akceptuj wszystkie).
• Koszt wytworzenia — dla receptur i półproduktów własnych liczymy sumę składników.
• Brak ceny — gdy półprodukt nigdy nie był kupowany. Wpisz cenę ręcznie.

Na górze ekranu widzisz wartość spisu, liczbę cen spoza średniej i liczbę pozycji do uzupełnienia. Filtr Wymaga uwagi pokazuje dokładnie te pozycje, które blokują zatwierdzenie.

Ręczna korekta ceny

1. Kliknij cenę pozycji w tabeli.
2. Wpisz nową cenę netto, wybierz powód (np. „Cena rynkowa niższa niż cena zakupu”) i dopisz uzasadnienie.
3. Kliknij Zapisz cenę.

Korekta dotyczy tylko tego spisu — nie zmienia ceny w magazynie ani foodcostu. Pozycja dostaje w dokumencie gwiazdkę i opis w kolumnie „Uwagi”. Przycisk Przywróć wyliczoną cenę cofa korektę.

W tym samym oknie możesz zmienić grupę w dokumencie (materiały, towary handlowe, półprodukty i wyroby własne, opakowania). Fodimi zapamięta grupę dla tego półproduktu w kolejnych spisach.

Jeśli po utworzeniu spisu dopiszesz lub poprawisz dokumenty PZ, kliknij Przelicz ceny. Ceny wpisane ręcznie zostaną bez zmian.

Krok 3. Zatwierdź spis

1. Upewnij się, że kafelek Do uzupełnienia pokazuje 0.
2. Kliknij Zatwierdź spis i potwierdź.

Spis dostaje numer w formacie SN/1/2026/FOD-… i zostaje zablokowany. Jeśli coś trzeba poprawić po zatwierdzeniu, utwórz nowy spis. Projekt, który nie ma jeszcze numeru, możesz usunąć i zacząć od nowa.

Dokumenty do pobrania

• PDF spisu z natury — numerowane pozycje w grupach, sumy „z przeniesienia” i „do przeniesienia” na każdej stronie, wartość ogółem (także słownie), klauzula „Spis zakończono na pozycji nr …” oraz miejsca na podpisy.
• Eksport Excel — wszystkie pozycje ze źródłem ceny, ilością ewidencyjną i różnicami. Przydaje się księgowej.
• Protokół różnic inwentaryzacyjnych — niedobory i nadwyżki względem stanu w systemie, największe różnice i rozliczenie. Przy KPiR to dokument pomocniczy.

PDF możesz pobrać także przed zatwierdzeniem — jest wtedy oznaczony jako PROJEKT.

Protokół różnic

Pod listą pozycji znajdziesz sekcję Protokół różnic inwentaryzacyjnych. Wpisz tam:

• wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych,
• kompensatę niedoborów nadwyżkami,
• ubytki naturalne w normach, niedobory niezawinione i zawinione,
• datę protokołu, datę decyzji i osobę, która zatwierdza rozliczenie.

Kliknij Zapisz protokół. Pola, które zostawisz puste, pojawią się w PDF jako miejsce do ręcznego wpisania. Protokół możesz uzupełniać także po zatwierdzeniu spisu.

Najczęstsze pytania

Czy spis zmienia stany magazynowe? Nie. Stany zmieniają się przy zatwierdzaniu inwentaryzacji. Spis tylko zbiera policzone ilości i je wycenia.

Czy mogę zrobić jeden spis dla kilku lokali? Spis tworzysz dla każdego lokalu osobno — ma on własną numerację.

Kto może tworzyć spis? Osoby z uprawnieniem do edycji magazynu, które widzą stany magazynowe. Pracownicy liczący „na ślepo” nie widzą zakładki Spisy z natury.