Nie korzystasz z automatycznego pobierania faktur z KSeF albo dostałeś fakturę papierową lub PDF? Wpisz ją ręcznie. Po zapisaniu działa dokładnie tak samo jak faktura z KSeF: przypiszesz pozycje do składników, utworzysz PZ albo rozliczysz ją z dostawami na WZ.
Krok 1. Otwórz formularz
Wejdź w Magazyn → Faktury zakupowe i kliknij Dodaj fakturę ręcznie.
Krok 2. Uzupełnij dane faktury
- Dostawca — wybierz z listy. Jeśli go nie ma, kliknij + i dodaj nowy kontakt.
- Numer faktury i Data wystawienia — tak jak na dokumencie.
- Restauracja i Magazyn — gdzie wejdzie towar. Gdy lokal ma jeden magazyn, Fodimi wybierze go sam.
- Data dostawy i Termin płatności — opcjonalnie.
- Skan lub PDF faktury — opcjonalnie (PDF, JPG, PNG, do 5 MB). Plik dołączy się też do utworzonego PZ.
Krok 3. Wpisz pozycje
Dla każdej pozycji wpisz to, co jest na fakturze:
- nazwę,
- ilość i jednostkę dostawcy (np. worek, kg, szt.),
- cenę jednostkową netto,
- stawkę VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw., np.).
Wartość netto i brutto każdej pozycji oraz sumy faktury liczą się na bieżąco — porównaj Razem brutto z kwotą na dokumencie. Kolejne pozycje dodasz przyciskiem Dodaj pozycję.
Transport, kaucje i usługi wpisz jak zwykłe pozycje — Fodimi rozpozna je i nie wprowadzi ich na stan.
Krok 4. Zapisz i przypisz składniki
Kliknij Zapisz i przypisz składniki. Otworzy się ekran dopasowania faktury:
- Przy każdej pozycji wybierz składnik z kartoteki i przelicznik opakowania (np. worek = 25 kg).
- Sprawdź lokal i magazyn.
- Kliknij Zaksięguj PZ — powstanie dokument PZ, towar wejdzie na stan, a ceny trafią do wyceny składników i foodcostu.
Fodimi zapamiętuje przypisania. Przy następnej fakturze od tego dostawcy pozycje o tych samych nazwach dopasują się same.
Jeśli dostawca rozlicza się fakturą zbiorczą i ma dostawy na WZ czekające na fakturę, zamiast PZ zobaczysz przycisk Rozlicz z dostawami — zobacz artykuł Dostawy na WZ i faktura zbiorcza.
Edycja i usuwanie
Dopóki faktura nie jest zaksięgowana ani rozliczona, na jej ekranie masz przyciski:
- Edytuj fakturę — poprawisz dane i pozycje,
- Usuń fakturę (ikona kosza) — faktura znika, stany magazynowe się nie zmieniają.
Po zaksięgowaniu faktury nie edytujesz — ewentualne różnice popraw korektą PZ (dokument PZK).
Najczęstsze pytania
Czy mogę wpisać tę samą fakturę dwa razy? Nie. Fodimi zablokuje zapis, jeśli faktura o tym numerze od tego dostawcy już jest w systemie.
Co jeśli później włączę pobieranie z KSeF? Faktura już zaksięgowana ręcznie, która przyjdzie z KSeF, dostanie status Duplikat — towar nie wejdzie na stan drugi raz. Najpewniej działa to, gdy dostawca ma w kontaktach wpisany NIP.
Jak odróżnić faktury ręczne od tych z KSeF? Na liście faktur i na ekranie faktury ręczne mają oznaczenie ręczna / wprowadzona ręcznie.
Zobacz też
- Magazyn i inwentaryzacja Przegląd modułu Magazyn: półprodukty z opakowaniami i kodami, dokumenty PZ, WZ, PW i Strata, produkcja, inwentaryzacje wspólne z aplikacją Fodimi Magazyn, szablony, raport strat, alerty i foodcost.
- Foodcost, raport strat i alerty niskiego stanu Jak liczyć rentowność dań, śledzić wartość strat i dostawać e-mail albo gotową listę zakupów, zanim skończy się towar.
- Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW i Strata — pełny obieg towaru Jak przyjmować dostawy, wydawać i spisywać towar w panelu i w aplikacji Fodimi Magazyn, prowadzić produkcję, przesuwać zapasy i gdzie szukać dokumentów inwentaryzacji.
- Inwentaryzacja w panelu krok po kroku Jak policzyć magazyn w panelu Fodimi — od rozpoczęcia liczenia, przez wpisy w sztukach i opakowaniach, po weryfikację różnic i zatwierdzenie stanów.
- Szablony i harmonogramy inwentaryzacji Jak zapisać stałą listę do liczenia, zaczynać z niej inwentaryzację jednym kliknięciem i ustawić w aplikacji Fodimi Magazyn przypomnienia o regularnym liczeniu.