Ostrzeżenia w grafiku pracy — odpoczynek, urlopy, nadgodziny

Podczas układania grafiku program sprawdza, czy zmiany nie łamią podstawowych zasad: odpoczynku, urlopów i dyspozycyjności. Jeśli coś się nie zgadza, pokazuje ostrzeżenie. Ostrzeżenia niczego nie blokują — to tylko podpowiedź przed publikacją.

Gdzie to znajdziesz

Czas pracy → Grafik pracy. Ostrzeżenia widać w kilku miejscach:

przycisk nad tabelą, np. 22 ostrzeżenia (gdy wszystko jest w porządku, zobaczysz Bez ostrzeżeń),
pod nazwiskiem pracownika, np. 4 ostrzeżenia,
na kafelku zmiany: ikona trójkąta i kolorowa ramka (żółta albo czerwona),
w oknie dodawania i edycji zmiany: Ostrzeżenia — możesz mimo to zapisać.

Grafik z przyciskiem 22 ostrzeżenia, licznikiem ostrzeżeń pod nazwiskiem i ikonami trójkąta na kafelkach

Jakie są ostrzeżenia

Ostrzeżenie	Kiedy się pojawia	Kolor
Niedostępność	pracownik zgłosił, że tego dnia nie może	czerwony
Urlop w tym dniu / L4 w tym dniu	pracownik ma tego dnia zatwierdzony urlop, L4 albo inną nieobecność, a w grafiku nadal ma zmianę, np. „Urlop w tym dniu — zatwierdzona nieobecność: urlop wypoczynkowy.” Przy urlopie na godziny zobaczysz też godziny urlopu.	czerwony
Nakładające się zmiany	dwie zmiany tej samej osoby nachodzą na siebie	czerwony
Poza dyspozycyjnością	zmiana wychodzi poza godziny, które pracownik podał	żółty
Odpoczynek dobowy	w ciągu 24 h od początku zmiany jest mniej niż 11 h przerwy	żółty
Odpoczynek tygodniowy	w tygodniu (pn–nd) nie ma 35 h nieprzerwanego odpoczynku	żółty
Godziny w tygodniu	w tygodniu zaplanowano więcej niż 40 h	żółty

Jak sprawdzić i poprawić ostrzeżenia

Kliknij przycisk z liczbą ostrzeżeń nad tabelą.
W oknie Ostrzeżenia w grafiku zobaczysz listę: kto, którego dnia i co jest nie tak.
Kliknij Otwórz przy ostrzeżeniu. Otworzy się ta zmiana.
Zmień godziny, osobę albo usuń zmianę i kliknij Zapisz. Albo zostaw zmianę bez zmian, jeśli to świadoma decyzja.

Okno Ostrzeżenia w grafiku z listą ostrzeżeń, m.in. Urlop w tym dniu — zatwierdzona nieobecność: urlop wypoczynkowy, i przyciskami Otwórz

Przykład

Ola ma w sobotę zmianę 16:00–02:00, a w niedzielę zaczyna o 10:00. Między 02:00 a 10:00 ma tylko 8 h przerwy.

Na kafelku sobotniej zmiany pojawia się trójkąt, a w oknie zmiany czytasz: „Za krótki odpoczynek dobowy: najdłuższa przerwa w dobie od 10.10 16:00 to 8 h (wymagane 11 h)”. Przesuwasz niedzielny start Oli na 13:00 — ostrzeżenie znika.

Jak zmienić progi

Progi ustawisz w Komunikacja → Panel pracownika, w części Ostrzeżenia w grafiku:

Godzin w tygodniu — domyślnie 40 h,
Odpoczynek dobowy — domyślnie 11 h (tyle wymaga Kodeks pracy),
Odpoczynek tygodniowy — domyślnie 35 h (tyle wymaga Kodeks pracy).

Ustawienia Ostrzeżenia w grafiku: Godzin w tygodniu 40 h, Odpoczynek dobowy 11 h, Odpoczynek tygodniowy 35 h

Dobrze wiedzieć

Ostrzeżenia o dyspozycyjności i urlopach biorą się z tego, co pracownicy zgłosili w swoim panelu i z zatwierdzonych wniosków.
Odpoczynek dobowy liczymy w 24 h od początku każdej zmiany. Odpoczynek tygodniowy i godziny — w tygodniu kalendarzowym od poniedziałku do niedzieli.
Ostrzeżenia widać, gdy oglądasz zakres do 93 dni.
Pracownik, który zgłasza się do wolnej zmiany, też widzi ostrzeżenia, które go dotyczą.
Po akceptacji urlopu lub L4 zmiany tej osoby nie znikają z grafiku same. Gdy akceptujesz wniosek (albo oznaczasz urlop lub L4 na liście obecności), program zapyta, czy usunąć te zmiany. Jeśli je zostawisz, zobaczysz ostrzeżenie „Urlop w tym dniu” albo „L4 w tym dniu” – wtedy daj zmianę komuś innemu albo ją usuń.

Wskazówka: Przed publikacją kliknij przycisk z ostrzeżeniami i przejrzyj listę. To minuta, która oszczędza nieporozumień z zespołem.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zapisać zmianę mimo ostrzeżenia? Tak. Ostrzeżenia nigdy nie blokują zapisu.

Skąd program wie, że ktoś nie może pracować? Z dyspozycyjności, którą pracownik przekazał w swoim panelu, oraz z zatwierdzonych urlopów.

Zobacz też

Grafik pracy — tworzenie i edycja zmian
Dyspozycyjność zespołu — zbieranie dostępności od pracowników
Koszt planowanego grafiku