Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to zestawienie godzin, które przepracował każdy pracownik, i kwot za te godziny. Wszystko liczy się samo z odbić (wejście i wyjście) — niczego nie musisz przepisywać.

Gdzie to znajdziesz

W menu po lewej wybierz Czas pracy → Ewidencja czasu pracy.

Na ekranie zobaczysz:

• Filtry na górze: Zakres dat, Pracownicy i Stanowiska.
• Kafelki z podsumowaniem całego okresu: Suma godzin, Zarobki i Pracownicy. Pod kwotą w kafelku Zarobki widzisz, ile z niej to dodatki, np. „w tym nadgodziny 247,21 zł · noc 302,63 zł”.
• Tabelę Pracownicy i stanowiska. Jeden wiersz to jeden pracownik na jednym stanowisku. Jeśli Ania pracuje raz jako kelnerka, a raz jako barmanka, zobaczysz ją w dwóch wierszach. Pod kwotą w kolumnie Zarobki jest dopisek „w tym dodatki …” — to suma dodatków za nadgodziny i noc.

Jak to zrobić

Sprawdzić godziny pracownika

1. Ustaw Zakres dat. Strzałkami przesuwasz okres do przodu lub do tyłu, a przyciskiem z kalendarzem wybierasz gotowy zakres.
2. Jeśli chcesz, zawęź listę w polach Pracownicy i Stanowiska.
3. Kliknij wiersz pracownika albo przycisk Szczegóły.
4. Zobaczysz każde wejście osobno: Data, Od, Do, Suma godzin, Stawka, Zarobki, Stanowisko i Urządzenie, na którym pracownik się odbił. Jeśli w danym dniu są dodatki, pod kwotą zobaczysz np. + nadgodziny 7,50 zł albo + noc 12,00 zł.
5. Do listy wszystkich pracowników wrócisz linkiem Powrót do widoku grupowego.

Pobrać ewidencję do pliku

1. Ustaw filtry tak, jak potrzebujesz.
2. Kliknij Pobierz ewidencję (w szczegółach pracownika przycisk nazywa się Pobierz).
3. Wybierz PDF albo Excel (XLS).

W pliku są te same kwoty co na ekranie — razem z dodatkami za nadgodziny i porę nocną.

Pobrać miesięczne karty pracy

1. Kliknij Rozliczenie godzin.
2. W polu Pracownicy zaznacz osoby i kliknij Gotowe.
3. Wybierz Miesiąc.
4. W polu Zleceniodawca wpisz nazwę firmy, która ma być na karcie.
5. Zostaw albo odznacz Pokazuj kolumnę Stanowisko.
6. Kliknij Pobierz PDF albo Pobierz XLS.

Co jest na takiej karcie, opisujemy w artykule „Karta pracy — podpis pracownika i PDF”.

Przykład

Kasia jest kelnerką, jej stawka to 30 zł/h. W restauracji obowiązują zasady: nadgodziny powyżej 8 h dziennie +50% stawki, pora nocna 21:00–07:00 +20% stawki.

W piątek 9.10 Kasia odbiła wejście o 09:30, a wyjście o 18:00. W szczegółach ewidencji zobaczysz wiersz: 09:30 – 18:00, 8,5 h, stawka 30,00 zł, zarobki 262,50 zł, a pod spodem + nadgodziny 7,50 zł. Skąd ta kwota? 8,5 h × 30 zł = 255,00 zł, plus pół godziny nadgodzin × 15 zł (50% stawki) = 7,50 zł.

W czwartek 8.10 Kasia pracowała od 16:12 do 23:00. Dwie ostatnie godziny wypadły w porze nocnej, więc pod kwotą jest + noc 12,00 zł (2 h × 6 zł).

Za cały tydzień 5–11.10 Kasia ma w kafelkach 39 h 26 min (39,43 h) i 1204,50 zł — „w tym nadgodziny 9,50 zł · noc 12,00 zł”.

Dobrze wiedzieć

• Zarobki liczą się tak samo jak w Płace i raporty → Rozliczenia: godziny × stawka plus dodatki za nadgodziny i porę nocną według zasad rozliczeń restauracji. Zaliczek i potrąceń tu nie ma — odejmujesz je w Rozliczeniach.
• Kwoty liczymy z pełnych minut. Przykład: 8 h 8 min × 30 zł = 244,00 zł.
• Jeśli masz włączone Nadgodziny wymagają zatwierdzenia, a dzień czeka na zatwierdzenie, przy wpisie zobaczysz dopisek np. „nadgodziny 0,5 h bez dodatku”. Dodatek dojdzie, gdy zatwierdzisz ten dzień na Liście obecności.
• Stawka zapisuje się przy każdym odbiciu — to stawka pracownika na danym stanowisku.
• Wpis z etykietą W trakcie to wejście bez wyjścia. Nie ma jeszcze godzin ani kwoty.
• Etykieta +1 dzień oznacza, że praca skończyła się po północy, np. 18:00 – 02:00.
• Godziny poprawiasz na Liście obecności. Ewidencja przelicza się sama.

Wskazówka: Zanim rozliczysz miesiąc, sprawdź na Liście obecności, czy nikt nie ma wejścia bez wyjścia.

Najczęstsze pytania

Czy Zarobki w Ewidencji to ta sama kwota co w Rozliczeniach? Tak. Za ten sam okres zobaczysz w obu miejscach tę samą kwotę zarobków. Rozliczenia dodatkowo odejmują zaliczki i potrącenia. Przykład: Kasia ma za październik 1834,50 zł zarobków (1753,00 zł za godziny, +54,50 zł za nadgodziny, +27,00 zł za noc). Po odjęciu 300 zł zaliczki do wypłaty jest 1534,50 zł.

Pracownik zapomniał odbić wyjście. Co zrobić? Popraw godziny na Liście obecności. Ewidencja i Rozliczenia przeliczą się same.

Jak wysłać godziny księgowej? Pobierz ewidencję w Excelu albo skorzystaj z Płace i raporty → Raporty → Pobierz dla księgowości.

Zobacz też

• Rozliczenia — jak policzyć wypłatę za miesiąc
• Karta pracy — podpis pracownika i PDF
• Lista obecności
• Raporty — miesięczny i koszt grafiku