Pomoc Fodimi Przejdź do panelu

Dokumenty pracowników i terminy ważności

Badania lekarskie, orzeczenia sanepidu i szkolenia BHP z datą ważności: jak je dodać, odnowić i pilnować terminów.

Ostatnia aktualizacja:

W zakładce Dokumenty pracowników trzymasz badania lekarskie, orzeczenia sanitarno-epidemiologiczne, szkolenia BHP i inne dokumenty z datą ważności. System sam pilnuje terminów i pokazuje, co trzeba odnowić.

Gdzie to znajdziesz

Zespół → Dokumenty pracowników

Czerwona liczba przy tej pozycji w menu mówi, ile dokumentów już wygasło albo wygaśnie w ciągu 30 dni.

Lista dokumentów z kafelkami Wygasłe, Wygasają w 30 dni, Ważne i ostrzeżeniem Dokumenty wymagają uwagi

Na górze są kafelki: Wszystkie, Wygasłe, Wygasają w 30 dni i Ważne. Kliknij kafelek, żeby zobaczyć tylko te dokumenty. Możesz też filtrować po pracowniku i rodzaju dokumentu.

Każdy dokument ma status:

  • Ważny – wszystko w porządku,
  • Wkrótce wygasa – zostało mniej niż 30 dni,
  • Wygasł – termin minął,
  • Bezterminowy – dokument nie ma daty ważności.

Jak dodać dokument

  1. Kliknij Dodaj dokument.
  2. Wybierz Pracownika.
  3. Wybierz Rodzaj dokumentu: Badania lekarskie, Orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne, Szkolenie BHP albo Inny dokument. Przy „Inny dokument” wpisz też nazwę.
  4. Wpisz Datę wystawienia.
  5. W polu Ważny do wpisz datę albo kliknij +1 rok, +2 lata lub +3 lata – system policzy datę od dnia wystawienia. Puste pole oznacza dokument bezterminowy.
  6. Opcjonalnie kliknij Wybierz plik i dodaj skan lub zdjęcie (PDF, JPG, PNG, WEBP lub HEIC, do 10 MB).
  7. Opcjonalnie wpisz Notatkę – widzisz ją tylko Ty.
  8. Kliknij Dodaj dokument.

Formularz Nowy dokument: pracownik, rodzaj, data wystawienia, Ważny do z przyciskami +1 rok, +2 lata, +3 lata, plik i notatka

Jak odnowić dokument

Przy dokumencie, który wygasł albo wkrótce wygaśnie, pojawia się przycisk Odnów.

  1. Kliknij Odnów.
  2. Data wystawienia ustawi się na dziś – popraw ją, jeśli trzeba.
  3. Ustaw nową datę w Ważny do i dołącz skan nowego dokumentu.
  4. Kliknij Zapisz.

Okno Odnów dokument z nową datą wystawienia i polem na skan aktualnego dokumentu

Co widzi pracownik

Pracownik widzi swoje dokumenty w panelu pracownika (Więcej → Dokumenty): termin ważności, status i plik do pobrania. Gdy coś wygasło, dostaje czerwone ostrzeżenie z prośbą, żeby umówił odnowienie.

Ekran Dokumenty w panelu pracownika na telefonie z ostrzeżeniem Masz nieważny dokument

Przykład

Kasia ma orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne ważne do 30 września 2026. Dziś jest 10 października.

  • Na liście dokument ma czerwony status Wygasł i dopisek „wygasł 10 dni temu”.
  • W menu przy Dokumenty pracowników widzisz czerwoną liczbę.
  • Kasia w swoim telefonie widzi komunikat „Masz nieważny dokument”.

Kasia robi nowe badania i przynosi orzeczenie. Klikasz Odnów, ustawiasz datę wystawienia na 10 października, klikasz +2 lata i dodajesz zdjęcie orzeczenia. Status zmienia się na Ważny.

Dobrze wiedzieć

  • Najpilniejsze dokumenty są zawsze na górze listy.
  • Pracownik z nieważnymi badaniami albo orzeczeniem nie powinien pracować. Sprawdzaj kafelek Wygasają w 30 dni, żeby zdążyć z badaniami.
  • Notatka jest tylko dla Ciebie. Pracownik jej nie widzi.
  • Usunięcie dokumentu (ikona kosza) kasuje go razem z plikiem i nie da się tego cofnąć.

Najczęstsze pytania

Czy system wysyła przypomnienia e-mailem? Nie. Przypomnieniem jest czerwona liczba w menu, ostrzeżenie na górze tej strony i komunikat w panelu pracownika.

Pracownik zrobił nowe badania. Mam dodać nowy dokument czy odnowić stary? Kliknij Odnów. Dokument zostaje ten sam, zmieniają się daty i plik.

Zobacz też

  • Pracownicy — dodawanie, zaproszenie do panelu i archiwum
  • Ustawienia panelu pracownika i kierownik zmiany

Zobacz też