Faktury zaliczkowe i końcowe

Bankiet firmowy, catering na konferencję albo wesele opłacane przez firmę często rozliczasz w kilku wpłatach: zaliczka przy rezerwacji, druga przed imprezą i reszta po wszystkim. W panelu Fodimi prowadzisz to jako zamówienie z zaliczkami – do każdej wpłaty wystawiasz fakturę zaliczkową, a na koniec fakturę końcową na pozostałą kwotę. Wszystkie faktury trafiają do KSeF i są ze sobą powiązane.

Tylko dla firm. Faktury zaliczkowe w panelu wystawisz firmie. Zaliczkę od osoby prywatnej przyjmij na kasie fiskalnej w POS.

Jak to działa

1. Zamówienie – zapisujesz, co i za ile sprzedajesz. Zamówienie nie jest fakturą i nie trafia do KSeF.
2. Faktury zaliczkowe – przy każdej wpłacie wystawiasz fakturę zaliczkową. Kwota może być podana w złotówkach albo jako procent wartości zamówienia.
3. Faktura końcowa – po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową. Pokazuje całą wartość usługi, odejmuje wpłacone zaliczki i wskazuje ich numery KSeF. Do zapłaty zostaje różnica.

Jeśli zaliczki pokryły całą wartość zamówienia, faktury końcowej nie wystawiasz – zamówienie ma wtedy status Opłacone zaliczkami.

Krok 1. Załóż zamówienie

1. Wejdź w Statystyki i raporty → Faktury VAT.

2. Kliknij Zamówienia i zaliczki, a potem Nowe zamówienie.

3. Uzupełnij dane nabywcy – wpisz NIP i kliknij Pobierz z GUS, a nazwa i adres uzupełnią się same.

4. Dodaj pozycje zamówienia, np. „Menu bankietowe – 100 osób” (8%) i „Napoje alkoholowe” (23%). Ceny możesz podawać netto albo brutto.

5. Wpisz Planowaną datę usługi – dzień imprezy.

6. Kliknij Zapisz zamówienie.

Zamówienie dostaje numer w formacie ZAM/1/10/2026/… i otwiera się jego karta.

Szybciej: pierwsza zaliczka od razu

Jeśli klient już wpłacił zaliczkę, nie musisz osobno zapisywać zamówienia. Przed zapisaniem włącz w sekcji Pierwsza zaliczka przełącznik Wystaw od razu fakturę zaliczkową, wybierz Kwota albo Procent, podaj Datę otrzymania zaliczki i formę płatności, a potem kliknij Zapisz i wystaw zaliczkę. Zamówienie i faktura zaliczkowa powstaną w jednym kroku – kolejne zaliczki dodasz już na karcie zamówienia.

Dobrze wiedzieć:

• Kwota zaliczki nie może przekroczyć wartości zamówienia – pod polem widzisz od razu, ile zostanie do zapłaty.
• Jeśli w sekcji Opcjonalnie wpiszesz e-mail nabywcy, wyślemy na niego fakturę zaliczkową, gdy KSeF ją przyjmie (a później także fakturę końcową).
• Jeśli system fakturowania odrzuci dane (np. brak nazwy firmy), popraw formularz i kliknij przycisk jeszcze raz – nic nie zostanie wystawione podwójnie.
• Jeśli zamówienie się zapisze, ale faktury zaliczkowej nie uda się wystawić, panel pokaże komunikat, a zaliczkę wystawisz z karty zamówienia przyciskiem Dodaj zaliczkę.

Krok 2. Wystaw fakturę zaliczkową

Gdy klient wpłaci zaliczkę:

1. Na karcie zamówienia kliknij Dodaj zaliczkę.
2. Wybierz Kwota albo Procent i wpisz wysokość zaliczki. Pod formularzem widzisz, ile zostanie do zapłaty.
3. Podaj Datę otrzymania zaliczki i formę płatności.
4. Kliknij Wystaw fakturę zaliczkową.

Faktura dostaje numer ZAL/… i od razu jest wysyłana do KSeF. VAT rozkłada się na stawki proporcjonalnie do pozycji zamówienia – np. przy zamówieniu 10 000 zł (8%) + 2 300 zł (23%) zaliczka 3 690 zł to 3 000 zł w stawce 8% i 690 zł w stawce 23%.

Na karcie zamówienia widzisz wartość zamówienia, sumę wpłaconych zaliczek i kwotę, która została do zapłaty.

Termin. Fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zaliczki. Jeśli wystawiasz ją po terminie, panel ją wystawi, ale pokaże ostrzeżenie – daj wtedy znać księgowości.

Zaliczek może być kilka. Panel nie pozwoli wystawić zaliczki wyższej niż kwota, która została do zapłaty.

Krok 3. Wystaw fakturę końcową

1. Na karcie zamówienia kliknij Wystaw fakturę końcową.
2. Jeśli wartość usługi się zmieniła (np. przyszło więcej gości), włącz Zmień pozycje względem zamówienia i popraw pozycje. W przeciwnym razie faktura powtórzy pozycje zamówienia.
3. Podaj Datę wykonania usługi, formę i termin płatności. Jeśli klient już zapłacił resztę, zaznacz Opłacona.
4. Sprawdź podsumowanie: wartość usługi, minus wpłacone zaliczki, czyli Kwota faktury końcowej. Jeśli zaznaczysz Opłacona, pod spodem zobaczysz zapłatę z datą, a Pozostaje do zapłaty spadnie do 0 zł.
5. Kliknij Wystaw fakturę końcową.

Faktura końcowa dostaje numer ROZ/…, trafia do KSeF i zawiera numery KSeF wszystkich rozliczanych zaliczek. Zamówienie zmienia status na Rozliczone.

Faktura końcowa czeka na KSeF. Przycisk jest nieaktywny, dopóki KSeF nie nada numerów wszystkim fakturom zaliczkowym – zwykle trwa to kilkadziesiąt sekund. Kliknij Odśwież statusy, żeby sprawdzić, czy numery już są. Jeśli KSeF odrzucił zaliczkę, najpierw wyjaśnij błąd z księgowością.

Nieopłacona faktura końcowa pojawia się w Należnościach, tak jak faktura bez rachunku.

W szczegółach faktury końcowej widzisz listę rozliczonych zaliczek z ich numerami KSeF.

Jak zaliczki liczą się w przychodzie

• Faktura zaliczkowa – wlicza się do przychodu w dniu otrzymania zaliczki.
• Faktura końcowa – wlicza się tylko pozostała kwota, w dniu wykonania usługi.
• Korekta zaliczki – zmniejsza przychód w dniu wystawienia korekty.

Wszystkie te dokumenty są liczone razem z fakturami bez rachunku – osobno od utargu z kasy. W zestawieniu dla księgowości mają własne pozycje: Faktury zaliczkowe, Korekty faktur zaliczkowych i Faktury końcowe (z kwotą pozostałą po odjęciu zaliczek).

Zamówienia na liście faktur

Faktury zaliczkowe i końcowe widzisz też na zwykłej liście faktur – mają znaczniki Zaliczkowa i Końcowa oraz link do zamówienia.

Wszystkie zamówienia znajdziesz w Faktury VAT → Zamówienia i zaliczki, gdzie możesz filtrować je po statusie:

• W trakcie – zamówienie czeka na kolejne zaliczki albo na fakturę końcową,
• Opłacone zaliczkami – zaliczki pokryły całą wartość, faktura końcowa nie jest potrzebna,
• Rozliczone – wystawiono fakturę końcową,
• Anulowane – impreza się nie odbyła.

Zwrot zaliczki i odwołaną imprezę opisujemy w artykule Zwrot zaliczki i odwołana impreza.